Mikä on SFS 2487:2024 – ja miksi sillä on väliä Word-käyttäjälle?

Sähköiset asiakirjat ovat arjen perusta niin julkisella sektorilla kuin yritysmaailmassakin. Mutta miten varmistetaan, että dokumentit ovat selkeitä, saavutettavia ja ammatillisesti laadittuja? Tähän kysymykseen vastaa SFS 2487 -asiakirjastandardi, joka on päivitetty vuonna 2024 vastaamaan digitaalisen aikakauden tarpeita.

Mikä SFS 2487:2024 oikein on?

SFS 2487 määrittää asiakirjojen ulkoasun, rakenteen ja sisältöalueet. Se ohjeistaa esimerkiksi marginaalit, rivivälit, tietoalueet (kuten vastaanottaja, aihe, leipäteksti, liitteet) ja metatietojen käytön. Standardin tavoitteena on tehdä asiakirjoista selkeitä, yhdenmukaisia ja helposti ymmärrettäviä – riippumatta siitä, kuka niitä lukee tai millä laitteella.

SFS 2487:2024 painottaa erityisesti digitaalista käytettävyyttä ja saavutettavuutta:

• Väljempi tekstiasettelu helpottaa lukemista ruudulta.
• Ylä- ja alatunnisteiden roolia on vähennetty, sillä ne eivät toimi luotettavasti kaikissa ohjelmissa ja päätelaitteissa.
• Uudet tietoalueet ja metatiedot tukevat tiedon löydettävyyttä ja dokumentinhallintaa.
• Mukana on myös saavutettavuusliite, joka auttaa täyttämään esteettömyysvaatimukset.

Miten SFS 2487:2024 vaikuttaa Word-asiakirjoihin?

Monille Word on asiakirjojen laatimisen ykköstyökalu. Juuri siksi on tärkeää, että myös Wordin käyttäjät osaavat hyödyntää SFS 2487 -standardia käytännössä.

Standardi ei ainoastaan määrittele, miltä dokumentti näyttää – se ohjaa myös asiakirjan rakenteen suunnittelua. Tämä vaikuttaa suoraan siihen, miten tyylit, otsikot ja asiakirjamallit kannattaa rakentaa Wordissa.

Keskeiset vaikutukset Word-työhön:

• Tyylit ja pohjat: Wordissä voidaan luoda mallipohjat, jotka sisältävät valmiiksi standardin mukaiset tyylit, otsikot ja tietoalueet.
• Selkeä asettelu: Väljempi tekstin asettelu ja harkittu tietoalueiden käyttö parantavat dokumenttien luettavuutta.
• Saavutettavuus: Wordin saavutettavuustyökaluilla voidaan tarkistaa, täyttääkö asiakirja esteettömyysvaatimukset.
• Digitaaliset ominaisuudet: Sähköiset allekirjoitukset ja metatietojen lisääminen tukevat asiakirjan käyttöä digitaalisissa järjestelmissä.

SFS 2487:2024 ei ole pelkkä muotoseikka – se on käytännöllinen apu asiakirjojen laadun, ymmärrettävyyden ja saavutettavuuden parantamiseen.

Älykkäästi löydettävät ja hyödynnettävät asiakirjat

Standardi korostaa metatietojen merkitystä asiakirjojen sisällön löydettävyyden ja hyödynnettävyyden parantamisessa digitaalisissa järjestelmissä, kuten dokumentinhallintaohjelmistoissa ja hakukoneissa.

Metatiedot, kuten aihetunnisteet, perus- ja lisämetatiedot, auttavat tekoälyä ja erilaisia sovelluksia analysoimaan, hakemaan ja kokoamaan tietoa tehokkaasti. Tämä tekee asiakirjoista älykkäästi käytettäviä ja kasvattaa niiden arvoa osana digitaalista kokonaisuutta. Oikein rakennettu asiakirja ei ole vain luettava – se on myös koneellisesti ymmärrettävä ja löydettävä.

Opi käyttämään SFS 2487:2024 -standardia Wordissä

Haluatko varmistaa, että osaat käyttää SFS 2487 -standardia oikein Wordissa? Tieturin koulutus SFS 2487:2024 -asiakirjastandardin mukaisten asiakirjojen luominen Wordillä tarjoaa konkreettiset työkalut ja mallipohjat käyttöösi.