Teams tuo selkeyttä ja vähentää viestikaaosta

Oletko tuskaillut sähköpostin määrän kanssa, kun meneillään on iso ja kiivas projekti? Minä olen. Hallinnan tunne katoaa nopeasti, kun yhteen sähköpostiin kasataan monta kysymystä, ja vastauksia on mahdoton seurata, kun eri ihmiset vastaavat eri asioihin. Nykyään projektin viestintä tuppaa myös hajautumaan liian moneen kanavaan, joista yleisimmät ovat Whatsapp, Skype ja sähköposti.

Teams vähentää sähköpostien määrää projekteissa

Ison projektin viestinnästä ei saa ikinä taiottua helppoa, koska asioita on niin paljon. Vaatii paljon määrämuotoisuutta ja käytäntöjen sopimista, että se sujuu. Office 365 -alustassa on tiimien viestintäkanavaksi tarkoitettu Teams-sovellus, jonka avulla projektiviestinnän käytäntöjä on helppo sopia, kun työkalu tulee puolitiehen vastaan.

Olen itse useammassa projektissa ottanut Teamsin käyttöön projektiviestintään, ja koko ryhmän kanssa todennut moneen kertaan, miten paljon se on lisännyt tiedon kulkua verrattuna sähköpostiviestintään, mutta silti pysynyt hallinnassa. Teams on organisaation omassa O365-alustassa oleva keskustelukanava, mutta ryhmiin voi kutsua myös ulkopuolisia eli asiakkaita, toimittajia ja kumppaneita.

Kuten kaikissa Teamsin kaltaista somekanavaa hyödyntävissä projekteissa, uusien ihmisten on helppo hypätä mukaan projektiin, kun tieto on tallessa yhteisessä kanavassa eikä hajallaan sähköposteissa.

Teams – onnistunut käyttö vaatii käytäntöjen sopimista

Teams mahdollistaa määrämuotoisuutta viestintään, kun yksittäinen projektiryhmä voi luoda eri asioille omat keskustelukanavat. Esimerkiksi seminaarin suunnittelussa keskustelukanavat voisivat olla: Projektinhallinta, Sponsorit, Tilat, Ilmoittautumisten hallinta, Tarjoilut, Esiintyjät. Suurimmat edut Teamsin kanavista ovat:

• Käyttäjät voivat seurata vain niitä kanavia, jotka liittyvät omaan työhön (ei turhia cc-sähköposteja)
• Vaikka käyttäjät seuraisivat vain tiettyjä kanavia, heillä on aina pääsy kaikkeen ryhmän viestintään
• Hyvin mietitystä rakenteesta keskustelut löytyvät jälkikäteenkin (toisin kuin sähköpostin uumenista)

Selkeiden keskustelukanavien lisäksi ainakin nämä käytännöt pitää sopia tiimiläisten kesken:

• Ihmisiä kannattaa mainita nimeltä (@heidi), kun heidän halutaan osallistuvan keskusteluun tai ainakin lukevan viestin. Jos tätä tehdään säännönmukaisesti, tiimiläisten ei tarvitse lukea muita kuin ne viestit, joissa heidät mainitaan. Työpäivä kevenee, kun ei tarvitse kahlata turhia viestejä.
• Tiimiläiset voivat antaa lukukuittauksen tykkäämällä viestistä
• Bookmark-toiminnolla voi merkitä itselleen muistiin viestejä, joihin on palattava

Matalan viestintäkynnyksen vuoksi asiat eivät jää selvittämättä

Parasta on, että Teamsissa keskustelun aloittamisen kynnys on matala, ja vastaamisen kynnys on matala toisin kuin sähköpostiviestissä, jossa on 15 vastaanottajaa. Tämän vuoksi mikään asia ei jää selvittämättä tai unohdu, kun keskustelua on lupa käydä ilman huonoa omatuntoa. Vaikka viestinnän määrä kasvaa, se ei häiritse, kun se tehdään hallitusti!

Opi lisää projektityön helpottamisesta kurssilla

Projektityön määrämuotoistamisessa on viestinnän ohessa yhtä tärkeää sopia myös selkeät paikat dokumenteille ja tehtäville ja avoimille asioille. Myös näihin löytyy ratkaisu Office 365 -työkalupakista.

Katso kaikki Office-kurssimme