SharePoint-intranetin rakentaminen – onnistuuko ilman toteuttajakumppania?

SharePoint Online tarjoaa valmiit työkalut modernin intranetin toteuttamiseen ilman koodia, ja herääkin kysymys, tarvitaanko intranetin rakentamiseen enää talon ulkopuolista toteuttajakumppania. Onnistuisiko intranetin toteutus omin voimin? Puhun tässä nyt vain toteutusvaiheesta – en sitä edeltävästä konseptoinnista ja sisältösuunnittelusta.

15 vuoden SharePoint-intranet-kokemuksellani vastaan kyllä ja ei: Intranetin toteutus ilman toimittajaa onnistuu, mutta vain, jos hankkii riittävän osaamisen.

Int­ra­ne­tin ra­ken­ta­mi­sen haas­teet

Hankalinta intranetin rakentamisessa ilman kokemusta on se, että SharePoint-alusta tarjoaa lukemattomia mahdollisuuksia, joista pitää valita oikeat: luodaanko yksi sivusto vai useita, missä luodaan uutisia, mitä laitetaan mihinkin navigaatiotasolle, mitä sivupohjia käytetään, mitä verkko-osia nostetaan etusivulle ja miten käyttöoikeudet asetetaan jne. Oikeiden valintojen tekeminen vaatii ymmärrystä siitä, mikä sopii omalle organisaatiolle.

Toinen hankala asia on varmistaa, että intranetin käyttökokemus on yhteneväinen läpi intranetin ja että intranet on tarvittaessa saavutettava. Yleensä intranetilla on useita sisällöntuottajia, kun kukin asiantuntija vastaa oman vastuualueensa sisällöistä. Intranetin päätoimittajan tulee luoda sisällöntuottajille liuta pelisääntöjä, ja valvoa, että niissä pysytään, jotta intranet pysyy käytettävänä. Näitä pelisääntöjä ovat mm.

• Yhtenäiset sivupohjat
• Tekstityylien käyttö
• Pikalinkkien ikonit ja tyylit
• Kuvien käyttö: käytetäänkö oman organisaation kuvia vai Microsoftin kuvapankkia
• Navigaation yhteneväisyys: millä tasolla käytetään pelkkää selitettä, millä linkkejä
• Saavutettavuusvaatimukset, esim. linkkien esittämistavat ja vaihtoehtoiset tekstit kuviin

It-osastolle tulee myös hommaa, koska muutama juttu pitää tehdä Admin-centerin kautta. Kaikkea ei voi tehdä käyttöliittymän kautta kliksutellen, vaan pitää käyttää PowerShell-skriptejä. PowerShellillä voi mm.

• asettaa organisaation oman kuvakirjaston saataville kaikkiin sivustoihin
• ohjata haku-kentän hakualuetta ja
• määrittää, mitkä sivustot ovat virallisia uutissivustoja.

Lisäksi PowerShellillä voi nopeuttaa manuaalisia työvaiheita, esim. kopioida sivumallit yhdeltä sivustolta kaikkiin. Netistä löytyy apua skriptien kirjoittamiseen, kunhan tietää, mitä mahdollisuuksia on.

Mitä int­ra­ne­tin ra­ken­ta­mi­nen vaa­tii?

Vedetäänpäs vähän yhteen. Intranetin rakentaminen vaatii:

• SharePoint-osaajan, joka osaa tehdä organisaation vaatimuksia vasten oikeat suositukset ja valinnat sivustojen luontiin, ulkoasuasioihin, navigaation esittämiseen ja sivumalleihin sekä käyttöoikeuksien asettamiseen
• Päätoimittajan, joka asettaa pelisäännöt sisällöntuotantoon
• SharePoint admin -käyttäjän, joka osaa tehdä muutamat tarvittavat jutut Admin centerissä
• PowerShell-velhon, joka osaa taikoa skripteillä muutoksia intraan

Mistä voisi saada riittävän osaamisen intranetin rakentamiseen, jos sitä ei vielä ole?

• Tieturin SharePoint intranet alustana -kurssi antaa valmiudet intranetin rakentamiseen, ja opit, mitä asioita voi tehdä PowerShellin avulla. PowerShellin käyttöä ei opiskella kurssilla. Kurssi sopii myös sinulle, joka haluat oppia ylläpitämään ja jatkokehittämään nykyistä intraanne.
• Toinen vaihtoehto on ostaa toimittajakumppani laittamaan käyntiin ja tukemaan intranetin toteutusta siten, että kaikki vaiheet tehdään yhdessä. Näin intran laajentaminen ja ylläpito onnistuu varmasti omin voimin. Etuna tässä mallissa on se, että on aina olemassa taho, jolta voi pyytää tarpeen tullen apua.

Tutustu myös webinaaritallenteeseen aiheesta tai nähdään SharePoint intranet-alustana -kurssilla!

Si­nua saat­tai­si myös kiin­nos­taa

• Microsoft 365 tiimityössä
• Mic­ro­soft Teams di­gi­taa­li­ses­sa ryh­mä­työs­sä