Microsoft Project -työkalut sujuvoittavat projektipäällikön projektinhallintaa
Lukuaika noin 4 minuuttia
ITIL, IT-palvelunhallinta
Projektinhallinta ja projektipäällikön työ vaatii paljon organisointia ja koordinointia. Organisaation kannattaakin ottaa käyttöön työkalu, joka tukee asetettuja tavoitteita projektien hallinnassa. Kun projektityökalu tukee organisaation kypsyystasoa ja osaamista sekä kyvykkyyksiä, projektityökalusta ei tule liian järeää kokonaisuutta.
Yksi suosituista ja projektin tarpeisiin mukautuvista työkaluista on Microsoftin Project -perheen sovellukset. Haastattelimme Solu Digitalin asiantuntija Arno Hakkaraista parhaista projektihallinnan työkaluratkaisuista ja kysyimme, mikä Microsoftin sovellus sopii mihinkin projektiin parhaiten.
Microsoft Project -sovellusperhe mukautuu projektin tarpeisiin
Microsoftin työkalut ovat erittäin hyödyllisiä projektinhallinnan tueksi. Microsoft Project -sovellusperheen työkalujen avulla projektinpäällikön tai projektisuunnittelijan on vaivatonta suunnitella projektien aikatauluja, seurata resursseja ja tarkkailla projektin edistymistä haluamallaan laajuudella.
Kun projekti on käynnissä, voidaan seurata resurssien käyttöä, tarkkailla projektin edistymistä ja tarvittaessa tehdä muutoksia aikatauluun tai resursseihin. Työkalut antavat myös reaaliaikaisia päivityksiä projektin tilasta, jotta voidaan pysyä ajan tasalla projektin etenemisestä.
Microsoft Project, Project for the web vai Planner?
Microsoft Project on Microsoftin monipuolinen projektityökalu, jolla on helppo suunnitella projektin aikataulu, resursointi ja seuranta. Se sopii niin pienemmille tiimeille kuin yhden henkilön suunnittelun ja projektinhallinnan työkaluksi. MS Project on jo vuosien ajan ollut projektipäällikön luotettu työkalu.
- Project Online on pilvipalveluna toimiva versio Microsoft Projectista. Se mahdollistaa projektitiimin jäsenten yhteistyön ja pääsyn projekteihin mistä tahansa. Ympäristöä voidaan käyttää selaimella ja MS Project -työasemaohjelmalla. Project Online sisältää monia ominaisuuksia, jotka on suunniteltu yhteistyöhön, kuten tiimin jäsenten välisen yhteistyön helpottaminen ja reaaliaikaisen projektiseurannan mahdollistaminen. Sovellus sisältää myös monia integraatioita useisiin Microsoftin sovelluksiin.
- Project for the web on Microsoft Projectin uusi pilvipohjainen projektinhallintaratkaisu. Se mahdollistaa yksinkertaisia ja tehokkaita työnhallintaominaisuuksia useimpiin tarpeisiin ja rooleihin. Project for the web on rakennettu Microsoft Power Platform -alustalle, joka koostuu PowerAppsista, Power Automatesta, Power BI:stä ja Microsoft Dataversesta.
- Kun on tarve vain kevytmuotoiselle projektinhallinnalle, se onnistuu Microsoft Plannerillakin. Tehtäville voi määritellä tunnisteita, prioriteettiluokituksia sekä tehtäväsäiliön kuvaamaan esimerkiksi työmäärän suuruutta Plannerissakin. Sen avulla voit luoda tehtäväluetteloita, määrittää tehtävien määräaikoja ja jakaa tehtäviä tiimin jäsenten kanssa.
Entä miten valita oikea projektinhallintatyökalu tai -ratkaisu? Arno muistuttaa, että projektityökalun valinta perustuu organisaation tarpeeseen ja projektikulttuurin kypsyystasoon. Kun ollaan kypsyystason aivan alimmilla tasoilla, tullaan toimeen hyvinkin yksinkertaisilla työkaluilla. Alimmilta tasoilta alkaen kannattaa ottaa käyttöön sellainen työkalu, joka skaalautuu kulloisenkin tarpeen mukaan.
”Yliarvioimalla osaamiset ja kyvykkyydet voidaan luoda projektihallintatyökalusta liian järeä ja monimutkainen kokonaisuus, josta organisaatio tai henkilöstö ei ole perillä”, Arno muistuttaa.
Yhdistä projektihallinnan tärkeät tiedot
Power Apps on sovelluksista, palveluista, yhdistimistä ja tietoalustasta koostuva paketti, joka tarjoaa työkaluja mukautettujen Microsoft 365 -sovellusten rakentamiseen. Power Apps mahdollistaa Project for the web -työkalun yhdistämisen muihin sovelluksiin, jolloin saadaan organisaatiolle mukautunut työkalu projektisalkun hallinnointiin ja seurantaan.
Tiedonkulun tehostamiseksi projektin raportointia voidaan täydentää Microsoft Power BI:n raporteilla, joissa tietoa voidaan tuoda useista eri datalähteistä. Power BI on erinomainen työkalu projektinhallinnassa, koska se mahdollistaa projektin tiedonhallinnan ja analysoinnin visuaalisesti ja helposti ymmärrettävässä muodossa. Power BI:n avulla projektin hallinta on tehokkaampaa ja helpompaa, koska se antaa käyttäjille paremman yleiskuvan projektista ja sen tärkeimmistä tiedoista.
Projektinhallinnan tukena Microsoft 365 -ympäristö
Tiedon ja dokumenttien hallinta helpottuu huomattavasti ja myös aikaa säästyy, kun projektinhallinnalle keskeinen tieto ja työvälineet löytyvät kätevästi tutussa toimintaympäristössä muiden Microsoft 365 -ohjelmien yhteydessä.
Microsoft Teams mahdollistaa projektitiimityön tehokkaan ja joustavan toteuttamisen. Kun projektisalkun integroi Microsoft Teamsiin, projektitiimi voi kommunikoida, jakaa tiedostoja, pitää kokouksia ja tehdä yhteistyötä reaaliaikaisesti.
Projektisalkun integraatio Microsoft 365 -ympäristöön ja Teamsiin voi tehostaa eri tavoin projektinhallintaa:
- Projektitiimien luominen Teamsiin projektikohtaisesti
- Tiedon ja dokumenttien helppo hallinta
- Project for the web -työkalun integraatio Teamsiin
- Projektin vaiheiden mukaisten Teams-kanavien, kansiorakenteiden sekä dokumenttien mallipohjien luominen ja jakaminen
Microsoftin tuotevalikoima tarjoaa mukautuvia ratkaisuja ja palveluita erilaisiin projektinhallinnan tarpeisiin. ”Microsoft tarjoaa projektihallinnan tueksi ekosysteemin yhden luukun periaatteella”, Arno kuvaa Microsoftin mukautuvaa kokonaisuutta vaivattomaan projektinhallintaan.