Pysähtymisen voima: retroilla sujuvuutta ja tehokkuutta arkeen

Monen tavoitteena on arki, joka soljuu eteenpäin vaivattomasti ja tehtävät sujuvat kuin itsestään ilman hammasten kiristelyä. Kuitenkin todellisuus etenkin työpaikoilla voi olla hyvinkin hektistä, jolloin tehtävien suorittaminen vaatii lähes jonglöörimäisiä taitoja. Parannusta kaivataan, mutta aikaa niiden ideoinnille ja toteuttamiselle ei ole riittävästi.

Tämän blogitekstin tarkoitus on pysähtyä hetkeksi arjen äärelle. Miten voimme parantaa ja kehittää sitä? Miksi on tärkeää ottaa rohkeasti aikaa pysähtyä, reflektoida ja avata uusia näkökulmia.

Pysähtymisen ja reflektoinnin tärkeys

Oli kyseessä henkilökohtainen elämä tai työpaikan arki, mielikuvamme sen mielekkyydestä ja toimivuudesta pohjautuu usein kontrastiin tavoitetilan ja nykyhetken välillä. Reflektoinnissa ja arjen parantamisessa onkin tärkeä kirkastaa ensin missä on maali, jonka haluamme saavuttaa.

Organisaatioissa ja yrityksissä tavoitteet liittyvät usein liiketoiminnallisiin pyrkimyksiin sekä järjestelmien ja palveluiden kehittämiseen. Voimme kuitenkin huomata kontrastia nykyhetken ja tavoitetilan välillä myös syvemmällä: työyhteisön toimintatavoissa ja käytetyissä prosesseissa, ihmisten ja tiimien osaamisessa sekä käytetyissä työkaluissa ja menetelmissä. Tavoitteiden saavuttamiseksi saatetaan käynnistää mittavia hankkeita ja projekteja, mutta ne usein kuluttavat paljon kalenteriaikaa ja resursseja ennen tavoiteltujen hyötyjen konkretisoitumista.

Jos toiveena on saada päivittäistä arkea paremmaksi nopeammin ja helpommalla, myös hektisen kiireen keskellä, on pienissä askelissa taikaa. Säännöllinen pysähtyminen ja tilanteen reflektointi, joko yksin tai tiimin kanssa yhdessä, mahdollistaa pienet nopeat parannukset, jotka ajan kanssa vahvistavat toinen toisiaan ja mahdollistavat tavoitellut hyödyt ilman massiivisia projekteja, jotka saattavat jopa olla tarpeettomia.

Retrospektiivit – Hammasten kiristelyä ja pakkopullaa?

Retrospektiivi on työkalu säännölliselle pysähtymiselle ja reflektoinnille. Useissa leania ajattelutapaa ja ketteryyttä hyödyntävissä organisaatioissa arvostetaan jatkuvan parantamisen kulttuuria, jolloin retrospektiivit tai vastaavat pysähtymisen ja reflektoinnin tarjoavat toimintatavat ovat osana arkea. Säännöllisellä syklillä pidettävien retrojen tavoitteena onkin mahdollistaa mm. toimintatapojen, tehokkuuden ja tekemisen laadun aito parantaminen, mutta toisinaan tilaisuudesta valitettavasti muodostuu pakollinen ja mekaaninen seremonia, joka nähdään hyvästä tarkoitusperästään huolimatta ajanhukkana arjen säilyessä syklistä toiseen yhtä haasteellisena kuin ennenkin.

Retrospektiivien säilyttäminen tehokkaana ja hyödyllisenä arjen parantajana vaatii pysähtymistä ja reflektointia tilaisuudesta itsestään:

• Keksitäänkö tilaisuudessa enemmän parannusideoita kuin on aikaa toteuttaa? Onko mahdollista valita yksi parannus, mikä sitoudutaan myös toteuttamaan arjessa?
• Keskitytäänkö tilaisuudessa parantamaan asioita, jotka eivät ole osallistujajoukon vaikutuspiirissä? Onko mahdollista löytää pienempiä parannuksia, jotka ovat osallistujien omissa käsissä myös toteuttaa? Onko mahdollista tehdä yhteistyötä muiden henkilöiden ja tiimien kanssa, joilla on laajempi vaikutusvalta parantaa asioita?
• Onko tilaisuuden läpivienti ja fasilitointi, sekä parannuskokeilujen seuranta vain yhden henkilön vastuulla? Onko mahdollista kierrättää vastuuta eri henkilöiden välillä?

3 menetelmää kokeiltavaksi:

• Ketterä kahvituokio (Lean Coffee)
  • Kerää keskusteltavat aiheet osallistujilta ja äänestäkää tärkeimmät keskustelunaiheet.
  • Keskustelkaa 5 minuuttia eniten ääniä saaneesta aiheesta, minkä jälkeen tarkistakaa, onko tärkeimmät asiat aiheesta jo keskusteltu vai haluavatko osallistujat jatkaa keskustelua vielä toiset 5 minuuttia.
  • Kun aihe on keskusteltu loppuun ja tarvittavat toimenpiteet kirjattu ylös, siirtykää keskustelemaan seuraavaksi tärkeimmästä aiheesta.
• Visuaalinen retro (Visual Retrospective)
  • Lynne Cazalyn kehittämä rakenne retrospektiiveille, joka syventää perinteistä ”mikä meni hyvin? mikä ei mennyt hyvin? mitä voisi parantaa?” -menetelmää.
  • Keskittykää ensin tunnistamaan asioita, jotka ovat menneet hyvin. Keskittykää vasta sen jälkeen pohtimaan asioita, jotka eivät menneet niin hyvin.
  • Perinteisessä menetelmässä hypättäisiin tässä vaiheessa keksimään jo parannusideoita, mutta tässä pysähdytään ensin analysoimaan asioita mitä on opittu sen pohjalta mitä on mennyt hyvin tai huonosti ja kirkastamaan erityisesti ahaa-hetket ja tärkeimmät opit.
  • Ennen tilaisuuden päättymistä siirtäkää huomio vielä tulevaisuuteen. Pohjautuen siihen mikä meni hyvin ja mitä on opittu, mitä hyvää voidaan jatkaa ja tehdä enemmän? Pohjautuen siihen mikä meni huonosti ja mitä on opittu, mitä pitäisi muuttaa tai parantaa, jotta nyt heikommin menneet osa-alueet menisivät hyvin tulevaisuudessa?
• Retrot tarvittaessa // 15 min päivittäiset retrot
  • Kirjatkaa ylös eri teemoja ja täydentäkää niiden alle huomioita muistiin aina sitä mukaa, kun asioita tapahtuu. Teemat voivat liittyä esimerkiksi tiimin toimintatapoihin, työvälineisiin, kehitysjonon tehtävien sisältöön, riippuvuuksiin ja yhteistyöhön muun organisaation kanssa.
  • Sopikaa, montako asiaa keräätte teeman alle ennen retron pitämistä, ja kun ”ämpäri on täynnä”, järjestäkää retro kyseisestä teemasta.
  • Vaihtoehto aiheiden keräämiselle teemojen mukaan on pitää 15 minuutin miniretro päivittäin. Onko aiheita, joista keskustella ja tehdä heti pieniä parannuksia arkeen? Tarvittaessa voitte sopiva myös pidemmän ja syväluotaavamman retron pitämisestä.

Pienten askelten voima

Arjen haasteet eivät ole välttämättä pysyviä esteitä, vaan mahdollisuuksia kehittyä ja kasvaa. Retrospektiivit tarjoavat työkalun, jonka avulla voimme muuttaa hammasten kiristelyn hedelmälliseksi oppimiskokemukseksi. Kokeilut, yhteistyö ja avoin kommunikaatio ovat avaimia parempaan arkeen. Pienet, tarkasti valitut parannukset voivat vaikuttaa suuresti arjen sujuvuuteen ja ilmapiiriin niin henkilökohtaisessa elämässä kuin työpaikoilla.

Haluatko kuulla lisää?

• Ilmoittaudu Toiminnan kehittäminen energisoivilla retroilla -koulutukseen
• Katso tallenne webinaarista Tehokkuutta ja energiaa retroihin
• Katso myös Tieturin koulutukset ketteryyteen