Millainen on hyvä projektipäällikkö?
Lukuaika noin 7 minuuttia
ITIL, IT-palvelunhallinta
Lue tiivistelmä
- Projektipäällikön rooli on projektin onnistumisen kannalta keskeinen, ja häntä kuvataan projektin ”toimitusjohtajaksi”.
- Työnkuvaan kuuluu sekä ihmisten johtamista että teknistä projektinhallintaa, kuten suunnittelu, toteutus, seuranta ja päättäminen.
- Keskeisiä taitoja ovat projektisubstanssin ymmärrys, projektihallinnan menetelmien hallinta, ihmisten johtaminen ja muutosjohtaminen.
- Projektipäällikkö tasapainottelee projektikolmion – sisällön, ajan ja kustannusten – välillä ja tekee tarvittavia päätöksiä tasapainon säilyttämiseksi.
Projektijohtaminen on haastavaa ja monipuolista työtä. Hyvälle projektipäällikölle on tunnusomaista tietyt taidot, ominaisuudet ja päämäärätietoisuus. Menestyvä projektipäällikkö hallitsee niin johtamisen, organisoinnin kuin viestinnänkin. Tässä blogissa käymme läpi projektipäällikön työnkuvaa, tärkeimpiä tehtäviä ja sitä, millainen on huippuluokan projektipäällikkö.
Kysyimme kokeneilta projektikonkareilta Niklas Reuterilta ja Hannu Blomqvistiltä, mistä erinomainen projektipäällikkö on tehty.
Projektipäällikön rooli – ”Verkoston rakentaja ja ylläpitäjä”
Projektipäällikön rooli on keskeinen projektin onnistumisen kannalta. Projektiasiantuntija Niklas Reuterin mukaan projektipäällikön tehtävänä on toimia projektin ”toimitusjohtajana”: ”Hän vastaa projektituloksen syntymisestä projektiomistajan tai ohjausryhmän (eli ”hallituksen”) antamien rajausten, kuten sisällön laajuuden, toteutuksen aikataulun ja varattujen resurssien, mukaisesti.”
”Projektipäällikkö on myös ”mahdollistaja”, joka suorittaa työnsä tiiviissä yhteistyössä projektin toimituksesta vastaavan asiantuntijatiimin kanssa”, korostaa Reuter. Projektipäällikön tulisi ohjauksellaan ja tuellaan edistää projektitiimin suoritusta, yhteistyötä ja sisäistä viestintää.
Projektipäällikkö on myös ”verkoston rakentaja ja ylläpitäjä”. Hänen tulisi tunnistaa tärkeimpien osapuolten kuten omistajan, asiakkaan/käyttäjän ja toteuttajan/toimittajan, odotukset ja vaatimukset projektia ja sen lopputulosta kohtaan. Nämä tulisi heijastua projektin sisällön määrittelyssä, projektiviestinnässä ja projektin riskihallinnassa. Näin varmistetaan keskeisten sidosryhmien tuki projektille ja vahvistetaan tuloksen käytöstä haluttua toimintaympäristön muutosta ja vaikuttavuutta.
Mitä projektipäällikkö tekee?
Projektipäällikön työnkuva on moniulotteinen. ”Projektinhallinta on tietojen, taitojen, menetelmien ja työkalujen soveltamista projektin aktiviteetteihin projektille asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi”, tiivistää Blomqvist. Hänen mukaansa projektipäällikön tehtävät voidaan ylätasolla jakaa ihmisten johtamiseen ja tekniseen projektinhallintaan:
- Ihmisten johtamiseen liittyvät tehtävät sisältävät esimerkiksi ihmisten johtamisen asianmukaisella johtamistyylillä, neuvottelut, motivoinnin, palautteen antamisen ja vastaanoton, tiimin rakentamisen sekä viestinnän.
- Teknisen projektinhallinnan tehtäviin kuuluvat projektin suunnittelun ja toteutuksen johtaminen, projektin seuranta ja ohjaus sekä projektin päättäminen.
Konkreettisia esimerkkejä projektipäällikön tehtävistä ovat mm. projektin suunnittelun, toteutuksen, seurannan ja ohjauksen johtaminen, resursoinnista huolehtiminen, sidosryhmäviestintä ja -neuvottelut, projektiryhmän ja ohjausryhmän kokousten valmistelu, projektiryhmän motivointi, projektidokumentaation ylläpito, muutosten valmistelu, päätösten tekeminen, loppuraportointi, sopimusten valmistelu, laskutuksesta huolehtiminen ja riskien tunnistaminen.
Projektipäällikön tärkeimmät tehtävät
Projektiasiantuntija Reuterin mukaan hyvältä projektipäälliköltä edellytetään erityisesti neljää keskeistä kyvykkyyttä:
- Projektisubstanssin osaamista, eli ymmärrystä toimialasta, jossa projekti toteutetaan.
- Projektihallinnan osaamista, eli ymmärrystä niistä menetelmistä ja työkaluista, joilla projektia johdetaan.
- Ihmisten johtamisen osaamista, eli kykyä edistää projektitiimin suoritusta ja yhteistyötä.
- Muutosjohtamista, eli kykyä tukea projektitulosta vastaanottavaa tahoa synnytetyn projektituotoksen käyttöönotossa.
Jokainen ”kyvykkyys” muodostaa erinäisen ”tehtäväkokonaisuuden”, jolloin näiden tuloksellinen suorittaminen edellyttää monipuolista ”työkalupakkia” ja syvällistä ymmärrystä projektipäällikön rooleista ja tehtävistä.
Toimialaosaaminen korostuu projektin valmisteluvaiheessa, ja tehtäviin kuuluvat mm. projektin business-keissin ja projektikuvauksen laadintaa. Projektin suunnitteluvaiheessa korostuu projektihallinnan osaaminen. Suunnitteluvaiheen tehtäviin kuuluvat mm. erinäiset määrittely- ja fasilitointitekniikat, joilla projektidokumentaatio, erityisesti projektisuunnitelma ja sen osasuunnitelmat, synnytetään.
Ihmisten johtamisosaaminen korostuu projektin toteutusvaiheessa, jolloin tehtäviin kuuluvat mm. asiantuntijoiden sitouttaminen, yhteistyön organisointi, vuorovaikutuksen edistäminen, päätösten valmistelua, kriisien ja poikkeamien hallintaa tai etenemisen raportointia.
Muutosjohtaminen korostuu projektin päättämisvaiheessa, tällöin tehtäviin kuuluvat mm. sidosryhmäviestintää (hyvien käytäntöjen mallintamista ja käyttöönoton edistämistä) ja odotusten ja vaatimusten analysointia ja ymmärtämistä (kuuntelua ja neuvottelua).
Projektikolmio ohjaa projektia
Projektikolmion sisällöt muodostavat projektisuunnitelman ytimen. Projektikolmio on määritelmä projektin lopputuloksesta, kolmen näkökulman kautta:
- Projektin lopputulokseen haluttu sisältö, ja sen laajuus ja rajaus. Tämä on usein kuvattu kysymyksessä ”mitä projektissa syntyy”. Englanninkielinen käsite ”project scope” on projektiammattilaisille tutumpi termi.
- Projektin toteuttamiseen tarvittava aika, joka muodostuu projektin tehtävistä, niihin kiinnitetyistä työmääristä ja aikataulusta.
- Projektin toteutuksen kustannukset, joita mitataan rahassa (projektin budjetti), ja ne muodostuvat ihmisten työpanoksesta (varatut henkilöt ja heidän palkkansa), sekä toteutukseen tarvittavista muista resursseista (kuten välineistä, tarvikkeista tai raaka-aineista).
Reuter korostaa, että projektipäällikön keskeinen tehtävä on seurata projektikolmion ”liikkeitä” niin että tunnistetaan kolmion tasapaino ja tehdään tarvittaessa (muutoshallinnan) päätöksiä, joilla varmistetaan kolmion tasapaino koko projektin elinkaaren aikana (suunnittelusta päättämiseen).
Projektipäällikön taidoista riippuukin paljon se, miten hyvin projektikolmion liikkeitä pystytään hallitsemaan. Kokenut projektipäällikkö osaa arvioida muutosten vaikutukset ja tehdä tarpeelliset kompromissit tasapainon löytämiseksi.
Mikä on ohjausryhmän tehtävä?
Ohjausryhmä on projektin johtamisessa keskeisessä roolissa. Se toimii projektin ylimpänä päättävänä elimenä ja valvoo sekä tukee projektin etenemistä. ”Projektilla pitää olla ohjausryhmä, mutta ohjausryhmän kokoonpano, tehtävä ja päätöksentekovalta tulee aina sopia”, muistuttaa Blomqvist.
”Jos projekti on suuri, kallis, kompleksinen ja strategisesti tärkeä, tarvitaan mahdollisesti suurempi ohjausryhmä ja enemmän byrokratiaa. Jos projekti on pieni eikä niin tärkeä, voi riittää, että ohjausryhmään kuuluu vain projektin omistaja, tyypillisesti liiketoiminnan edustaja, ja projektipäällikkö”, Blomqvist jatkaa.
Ohjausryhmä hyväksyy keskeiset projektin määrittelyt ja suunnitelmat, tukee projektipäällikköä eri osa-alueilla sekä käsittelee ohjausryhmälle nostettuja, vaikeampia asioita. Ohjausryhmän keskeiset tehtävät ovat seuraavat:
1. Hyväksyminen:
- Projektin tavoitteet ja niiden tärkeysjärjestys
- Projektisuunnitelma
- Projektin tavoitteisiin vaikuttavat muutokset
- Projektin eri vaiheet
- Projektin tuotokset
- Päätös projektin päättämisestä tai keskeyttämisestä
2. Tukeminen:
- Projektipäällikön tukeminen henkilöresurssien hankinnassa
- Sidosryhmien hallinnan tukeminen
- Riskienhallinnan tukeminen
- Projektin tavoitteiden täsmentämisen tukeminen
3. Käsittely:
- Ohjausryhmälle eskaloitavat asiat, esimerkiksi asiat, joista ei päästä yksimielisyyteen sidosryhmien kanssa
Jos haluat syventyä projektin ohjausryhmän rooliin, katso maksuton webinaarimme Projektin ohjausryhmän tavoitteet ja tehtävät.
Yhteenveto – mitä hyvän projektipäällikön tulisi osata?
”Hyväksi projektipäälliköksi kehittyminen vaatii sekä koulutusta että käytännön kokemusta”, muistuttaa Blomqvist. Hän tiivistää hyvän projektipäällikön ominaisuudet seuraavasti:
- Hyvä projektipäällikkö tuntee hyvät projektinhallinnan käytännöt ja osaa johtaa ihmisiä valiten sopivan johtamistyylin projektin, sen vaiheen, projektiryhmän ja ihmisten mukaan.
- Hyvä projektipäällikkö on aikaansaava – hän tekee oikeita asioita ja osaa priorisoida. Hän on myös luotettava, pitää lupauksensa eikä lupaa liikoja.
- Lisäksi hyvä projektipäällikkö on palveluorientoitunut. Hän haluaa palvella muita, luoda projektitiimille edellytykset tehdä töitä tehokkaasti, poistaa esteitä ja ongelmia sekä palvella tiimiä, jotta he suoriutuisivat paremmin.
- Hyvä projektipäällikkö on empaattinen ja luo projektin psykologisen turvallisuuden ilmapiirin. Hän ymmärtää erilaisia kulttuureja ja osaa työskennellä ja ymmärtää ihmisiä, jotka ovat erilaisia. Hän osaa hyödyntää erilaisuutta projektin eduksi.
Kehity projektipäällikkönä
Tieturin projektihallinnan koulutuksissa pääset pureutumaan niin onnistuneen projektityön menetelmiin kuin vaativimpiinkin projektien viitekehyksiin. Koulutukset tuovat myös tervetulleen tilaisuuden reflektoida omaa osaamista ja työtapoja yhdessä muiden vastaavissa tehtävissä toimivien ja samoja asioita puntaroivien projektiammattilaisten kanssa.
Suositussa Projektipäällikön keskeiset taidot -kurssilla aloittelevat projektipäälliköt pääsevät perehtymään projektityössä onnistumisen elementteihin. Kokeneille projektiosaajille suunnatussa Projektijohtamisen koulutusohjelma – Project Champion 3.0:ssa projektikonkarit pääsevät syventämään omaa osaamista projektitoiminnan tärkeimmillä osa-alueilla.
Tieturilta löydät yli 40 koulutusta projektityöhön, katso ainakin nämä: