Tietosuojaseloste | Sopranon asiakastietokanta

1. Rekisterinpitäjä 

Soprano Oyj (jäljempänä ”Soprano”) 
Y-tunnus 0548170-4 
Tammasaarenkatu 5, 4. krs, 00180 Helsinki

2. Yhteyshenkilö rekistereitä koskevissa asioissa 

Yhteyshenkilö 
Esa Lahtela, tietohallintojohtaja 

3. Rekisterin nimihakujen  

Sopranon ja sen Suomen ja Ruotsin konserniyhtiöiden asiakasrekisteri 

4. Rekisterin käyttötarkoitus 

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on Sopranon asiakkaan ja Sopranon välinen asiakassuhde, asiakkaan suostumus, asiakkaan antama toimeksianto tai muu asiallinen yhteys.  

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:  

• Asiakassuhteen, asiakaspalvelun ja niihin liittyvän viestinnän ja markkinoinnin hoitaminen, toteuttaminen, kehittäminen ja seuranta.  
• Asiakassuhteiden analysointi, ryhmittely ja raportointi, asiakasohjelman toteuttaminen sekä muut kokonaisasiakkuuden ja Sopranon liiketoiminnan kehittämiseen liittyvät tarkoitukset.  
• Asiakaspalautteen ja asiakkaan tyytyväisyystietojen kerääminen ja käsittely.  
• Markkinatutkimusten ja mielipidekyselyiden toteuttaminen.  
• Asiakaspalvelukeskuksen puheluiden nauhoittaminen palvelutapahtumien todentamiseksi, oikeusturvan ja turvallisuuden varmistamiseksi sekä asiakaspalveluhenkilöstön koulutukseen ja asiakaspalvelun laadun kehittämiseksi.  

Tämän tietosuojaselosteen kohdassa 10 tarkemmin kuvatut profilointitarkoitukset.  

Käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa Sopranon konserniyhtiöille ja/tai ulkopuolisille palveluntarjoajille tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

5. Rekisterin tietosisältö 

Rekisteröidystä voidaan tallentaa muun muassa seuraavankaltaisia tietoja:  

• Nimi, kutsumanimi, asiakasnumero, sukupuoli, kieli, osoite, puhelinnumero, sähköposti-osoite ja muut tarpeelliset yhteystiedot.  
• Palvelujen käyttö- ja ostotiedot, kulloinkin voimassa olevan kanta-asiakkuuden etuohjelman taso ja voimassaoloaika, sekä markkinoinnin ja viestinnän toteutustiedot eri asiointikanavissa, kuten verkkopalveluissa ja automaattipalvelut, mukaan lukien asiakaspalvelukeskuksen puheluiden taltiointi.   
• Rekisteröidyn itse tuottama sisältö kuten asiakaspalaute sekä hänen itsestään antamat lisätiedot kuten asiakkuuteen liittyvät toiveet, tyytyväisyystiedot, kiinnostuksen kohteet tai muut vastaavat tiedot.  
• Rekisteröidyn toivomia ja käyttämiä palveluita maksutietoineen.  
• Tietoa henkilöistä, jotka ovat palvelleet rekisteröityä. Ammattihenkilöitä, palveluita, toimintayksiköitä ja muita seikkoja koskevia muita toivomuksia tai muistiinpanoja.  
• Kieltoja, rajoituksia, suostumuksia ja muita valintoja.
• Muita asiakkuuteen liittyviä tietoja, kuten esimerkiksi asiakkaaseen yhdistettävissä oleva verkkosivujen käytöstä kerättävä tieto, kuten esimerkiksi käyttäjän IP-osoite, käynnin kellonaika, vieraillut sivut, käytetty selaintyyppi (esim. Internet Explorer, Firefox), verkko-osoite, josta käyttäjä on tullut verkkosivulle sekä palvelin, jolta käyttäjä on tullut verkkosivulle.  
• Tunnistamis- ja varmentamisvälineiden ja -palveluiden käyttöön liittyviä tarpeellisia tietoja.
• Tiedon käsittelyyn liittyviä tietoja, kuten tallennuspäivämäärä ja tietolähde.

6. Henkilötietojen säilytysaika 

Yritys säilyttää henkilötietoja asiakasrekisterissä kunnes rekisteröidyn ja Sopranon välisen asiakassuhteen voidaan katsoa päättyneen. Päättymisaika määritetään rekisteröidyn viimeisimmästä palvelukontaktista tai yhteydenotosta, johon lisätään 8 vuotta. 

Osaa tiedoista voidaan joutua lainsäädännöstä johtuvista syistä säilyttämään tätä kauemmin. Tietoja voidaan poistaa asiakkaan vaatimuksesta tai asiakassuhteen loppumisen vuoksi.

7. Säännönmukaiset tietolähteet 

Asiakkaan perustiedot tallennetaan säännönmukaisesti asiakkaan tekemästä koulutusilmoittautumisesta, puhelinsoitosta tai muista vastaavista asiakassuhteen aikana rekisterinpitäjälle tehdyistä ilmoituksista. Nimi-, osoite- ja kuolin tietojen päivitykset saadaan asiakkaiden ja heidän yhteisöjensä aktiivisuuden perusteella. Suoramarkkinointikielto ja ostojen rekisteröintikielto tallennetaan asiakkaan rekisterinpitäjälle tekemistä erillisistä ilmoituksista. 
Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös yleisesti saatavilla olevista tietolähteistä esimerkiksi yritysten verkkosivuilta sekä palveluntarjoajilta (esim. Suomen Asiakastieto Oy), julkisista ja yksityisistä rekistereistä.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan Talousalueen ulkopuolelle 

Soprano voi luovuttaa asiakastietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa. Soprano voi käyttää alihankkijoita tietojen käsittelyssä. Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole palvelun toteuttamisen vuoksi tarpeellista. Tällöinkin Soprano huolehtii riittävästä tietosuojan tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla mm. hyödyntämällä EU:n mallilausekkeita tietojen siirrosta kolmansiin maihin. Soprano voi luovuttaa asiakkaiden yhteystietoja voimassaolevan lainsäädännön mukaan tutkimuskäyttöön (esim. Pro gradu tutkimukset).

9. Rekisterin suojaus 

Soprano noudattaa tiukasti säänneltyä vaitiolovelvollisuutta. Yksittäistä asiakasta koskevat tiedot ilmoitetaan ainoastaan lakiin perustuvan ilmoitusvelvollisuuden johdosta, esimerkiksi asiakkaan omasta tai viranomaisen lakiin perustuvasta pyynnöstä.  

Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä.   

Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän tai yhteistyökumppanin henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeuksia on eritasoisia ja kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävä, mutta mahdollisimman suppea käyttöoikeus. Järjestelmä on suojattu palomuurilla ja muilla teknisillä keinoilla, jotka suojaavat Sopranon ulkopuolelta tulevia yhteydenottoja järjestelmään.

10. Profilointi 

Osana asiakasrekisteriin tallennettujen henkilötietojen käsittelytoimia Soprano voi hyödyntää tietoja myös profilointitarkoituksissa. Profilointi toteutetaan luomalla rekisteröidylle asiakastunniste, jonka avulla erilaisia palvelun käyttämisen yhteydessä syntyviä rekisteröityä koskevia tietoja voidaan yhdistellä. Edellä kuvatun kaltaisesti luotua profiilia voidaan tämän jälkeen esimerkiksi verrata muista rekisteröidyistä luotuihin profiileihin.   

Profiloinnin tarkoituksena on selvittää palveluiden kysyntää ja asiakaskäyttäytymistä.    

11. Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä ja suoramarkkinointia (kielto-oikeus) 

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita Soprano kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on Sopranon ja rekisteröidyn välinen asiakassuhde.    

Rekisteröity voi esittää tietojensa käsittelyn vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Soprano voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.   

Rekisteröity voi antaa Sopranolle suoramarkkinointia koskevia suostumuksia tai kieltoja kanavakohtaisesti mukaan lukien suoramarkkinointitarkoituksiin tapahtuva profilointi.

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet 

12.1 Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus) 

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Sopranon asiakasrekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. 

12.2 Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista 

Siltä osin kuin rekisteröity tai käyttäjä voi toimia itse, hänen on ilman aiheetonta viivytystä, saatuaan tiedon virheestä tai, virheen itse havaittuaan, oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto.  

Rekisteröity voi vaatia virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista. Korjauspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti. 

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Sopranon vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

12.3 Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen  

Siltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

12.4 Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle 

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

12.5 Muut oikeudet 

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Sopranolle tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti.

13. Yhteydenotot 

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Sopraanoon. 

• Sähköpostitse: security@soprano.fi 
• Postitse osoitteeseen: Soprano Oyj/Asiakastietokanta/Tammasaarenkatu 5, 4 krs, 00180 Helsinki 
• Tulemalla yhtiön toimipisteeseen osoitteen Tammasaarenkatu 5, 4 krs, 00180 Helsinki 

Soprano voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä. 

Päivitetty: 2.3.2018

 

Sopranon väliaikainen markkinointirekisteri

Rekisterin nimi

Sopranon ja sen Suomen konserniyhtiöiden väliaikainen markkinointirekisteri.

Henkilötietojen käyttötarkoitus

Henkilötietoja käytetään Sopranon ja sen konserniyhtiöiden viestintään sekä sähköiseen B2B-suoramarkkinointiin – perustuen vastaanottajan vastuualueeseen yrityksessään.

Rekisterin tietokentät

• Henkilön nimi
• Henkilön sähköpostiosoite
• Henkilön titteli / vastuualue
• Henkilön puhelinnumero
• Yrityksen nimi
• Yrityksen yhteystiedot
• Yrityksen toimiala
• Yrityksen liikevaihto
• Yrityksen henkilökuntaluokka

Rekisterin tietolähteet

Suomen Asiakastieto Oy 

Työpajankatu 10 A
PL 16, 00581 Helsinki

p. 010 270 7200 (yritykset)
p. 010 270 7300 (kuluttajat)

asiakaspalvelu@asiakastieto.fi (yritykset)
omatieto@asiakastieto.fi (kuluttajat)

Tietojen luovutus

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti kolmannelle osapuolelle, ellei kyseessä ole tietojen luovutus lainsäädännön vaatimusten tai viranomaismääräysten mukaisesti.

Rekisterin suojaus ja tietojen säilytysaika

Rekisteri on talletettu salasanasuojattuun Suomen Asiakastieto Oy:n järjestelmään, johon on pääsy vain valtuutetuilla henkilöillä Sopranon sisällä.

Rekisterin käyttöoikeus edellyttää tietokannan pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Sovelluksen käynnistäminen edellyttää henkilökohtaista salasanaa. Rekisterin käyttöä ja sisäänkirjautumista valvotaan.

Tiedot tallennetaan yhteisiin tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin tai muilla teknisin keinoin suojattuja.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista.

Kielto-oikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Vastaanottajalla on oikeus milloin tahansa kieltää tietojensa käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten. Jokaisessa Sopranon ja sen konserniyhtiöiden lähettämässä suorapostissa on lain vaatima linkki, josta vastaanottaja voi estää suorapostitukset jatkossa. Vastaanottaja voi asettaa suoramarkkinointikiellon myös ottamalla yhteyttä Soprano Oyj:hin alla olevaan osoitteeseen:

Soprano Oyj
Väliaikainen markkinointirekisteri
Esa Lahtela
Tammasaarenkatu 5, 4 krs
00180 Helsinki
info@tieturi.fi

Tieto virheestä ja korjatut tiedot tulee ilmoittaa Sopranolle (info@tieturi.fi), joka informoi asiasta rekisterin ylläpitäjälle Suomen Asiakastieto Oy:lle.

Päivitetty:
27.2.2018