Kuntien ICT ei ole vain tekniikkaa – se on palveluiden mahdollistaja  

Kuntien ICT ei ole vain tekniikkaa – se on palveluiden mahdollistaja  

Kirjoittaja: Heli Helminen, tietohallintopäällikkö, Jämsän kaupunki

Kuntien ICT ei ole vain tekniikkaa – se on palveluiden mahdollistaja  

Koulutuksissa pyydän joskus osallistujia kuvailemaan ensimmäisen asian, joka tulee mieleen sanasta ICT. Vastaukset ovat melko ennustettavia. Tietokoneet, ohjelmistot, verkot, palvelimet, salasanat. Joskus joku mainitsee myös tulostimen, yleensä hieman huokaisten. Harvemmin kukaan vastaa kuntalaispalvelut, päätöksenteko, tiedolla johtaminen, opetustoimi, varhaiskasvatus tai kaupungin strategia. Silti juuri niistä kuntien ICT:ssä on kyse. 

Todellisuudessa ICT ei ole ensisijaisesti tekniikkaa. Se on palveluiden mahdollistaja. Se on näkymätön kokonaisuus, jonka varassa kunnan arki pyörii päivästä toiseen. Ja kuten monen tärkeän asian kohdalla, sen merkityksen huomaa usein vasta silloin, kun jokin lakkaa toimimasta. Se on kuin hyvin huollettu auto, jonka konepellin alla asiat ovat kunnossa. 

Näkymätön koneisto kunnan arjen takana 

Kuntalainen täyttää sähköisen hakemuksen, työntekijä käsittelee asian järjestelmässä ja esihenkilö seuraa tilannetta raportilta. Johto tekee päätöksiä tiedon perusteella, prosessit näyttävät yksinkertaisilta ja toimivilta. Taustalla voi kuitenkin toimia useita tietojärjestelmiä, integraatioita, tunnistautumispalveluita, tietoliikenneyhteyksiä ja tietovarantoja. Useimmiten kukaan ei ajattele niitä sen enempää. Paitsi silloin, kun Teams ei löydä mikrofonia, verkkoyhteys katoaa tai tulostin päättää aloittaa oman muutosvastarintansa juuri viisi minuuttia ennen tärkeää kokousta. Silloin muistetaan, että ICT on olemassa. 

Kuntien digitalisaatio on edennyt nopeasti, mutta samalla järjestelmäympäristöt ovat kasvaneet entistä monimutkaisemmiksi. Todellisuus on laaja verkosto erilaisia palveluita, toimittajia ja riippuvuuksia. Joskus kokonaisuus muistuttaa enemmän sillisalaattia kuin tarkasti suunniteltua arkkitehtuuria. 

Hyvin hallittu kokonaisuus mahdollistaa palveluprosessien tehokkaan kehittämisen ICT:n avulla. Siksi ICT:n ymmärtäminen ei ole enää vain tietohallinnon tehtävä. Se on koko organisaation yhteinen asia.  

Digipalvelu on uusi kunnantalo 

Monelle kuntalaiselle ensimmäinen kosketus kuntaan ei enää ole palvelutiski tai viraston aula. Se on verkkosivu, sähköinen lomake tai mobiilipalvelu, joka on käytettävissä silloin kun sitä tarvitaan. Digitaaliset palvelut ovat kuntien uusi käyntikortti. Ne muodostavat ensivaikutelman siitä, kuinka helposti asiat voidaan hoitaa. 

Tämän vuoksi onnistunut digitalisaatio ei tarkoita pelkästään uusien järjestelmien hankkimista. Se tarkoittaa ennen kaikkea palveluiden kehittämistä käyttäjän näkökulmasta.  

Koulutuksissa keskustelu kääntyy usein siihen, miten helposti organisaatio voi innostua teknologiasta ja unohtaa käyttäjän. Hyvä digipalvelu ei synny järjestelmä edellä, se syntyy käyttäjä edellä. 

Tietoturva on paljon enemmän kuin teknologiaa 

Joskus tietoturva mielletään edelleen tietohallinnon vastuulle kuuluvaksi tekniseksi asiaksi. Todellisuudessa tietoturva on yksi organisaation yhteisistä toimintatavoista. Se näkyy hyvin arkisissa tilanteissa. Tarkistetaanko vastaanottaja ennen sähköpostin lähettämistä, tunnistetaanko epäilyttävä viesti, käsitelläänkö henkilötietoja huolellisesti tai lukitaanko työasema kahvitauon ajaksi.  

Kyberuhat ovat todellisia, mutta yhtä todellisia ovat kiire, inhimilliset virheet ja arjen pienet lipsahdukset. Monesti suurin tietoturvariski ei ole huippuhakkeri toisella puolella maailmaa. Se on kiireinen maanantaiaamu. 

Hyvä hankinta ei ala tarjouspyynnöstä 

ICT-hankinnoissa keskustelu keskittyy helposti ominaisuuksiin ja hintaan. Ne ovat toki tärkeitä, mutta vielä tärkeämpi kysymys on kuitenkin se, miten ratkaisu sopii osaksi kokonaisuutta. Miten tieto liikkuu, miten järjestelmä liittyy muihin palveluihin, kuka vastaa ylläpidosta ja miten tietoturva on huomioitu? 

Koulutuksissa huomaan usein, että suurimmat yllätykset eivät yleensä liity hankintahintaan vaan siihen, mitä tapahtuu hankinnan jälkeen. Siksi hyvä ICT-hankinta on yhtä paljon toiminnan kehittämistä kuin teknologian hankkimista. Johtaessani projekteja olen tuumannut useampaankin kertaan, että mitään järjestelmää ei kannata ottaa käyttöön, jos mikään muu ei muutu. 

Entä tekoäly? 

Tekoälystä on tullut vakioaihe lähes jokaisessa kokouksessa. Ensimmäinen kysymys ei ole, mitä tekoälyllä voisi tehdä. Ensimmäinen kysymys on, mitä ongelmaa olemme ratkaisemassa. Tekoäly tarjoaa valtavasti mahdollisuuksia. Se voi tehostaa tiedon käsittelyä, nopeuttaa rutiineja ja tukea päätöksentekoa. Silti teknologia ei ole tavoite, hyöty on tavoite ja ennen kaikkea turvallinen hyöty. 

Kuntien näkökulmasta tärkeintä ei ole seurata jokaista teknologista trendiä, vaan tunnistaa ne kohteet, joissa tekoäly aidosti helpottaa työtä tai parantaa palveluita. Tekoäly on tullut rymisten, ja välillä tuntuu, että sen pauloihin langetaan turhankin helposti ennen kuin pysähdytään pohtimaan hyötyjä, riskejä ja käyttötarkoitusta. 

Lopulta kyse on yhteistyöstä 

Yksi tärkeimmistä asioista, jonka haluan koulutuksissa välittää, on yksinkertainen: ICT ei ole tietohallinnon asia, se on kaikkien asia. Asiantuntijat tarvitsevat luotettavia ja toimivia järjestelmiä. Kuntalaiset odottavat sujuvia palveluita. 

Tietohallinto puolestaan varmistaa, että kokonaisuus toimii turvallisesti, hallitusti ja mahdollisimman huomaamattomasti. Ehkä juuri siinä on onnistuneen ICT paras mittari. 

Kun kuntalainen saa asiansa hoidettua, työntekijä pystyy tekemään työnsä ja palvelut toimivat ilman ylimääräisiä mutkia, kukaan ei juuri puhu ICT:stä. Ja ehkä juuri siinä on kuntien ICT:n suurin paradoksi: mitä paremmin se onnistuu, sitä vähemmän sitä huomataan.