Maksimoi hyöty tiedonhallintamallista
Vaikka tiedonhallintalaki on ollut voimassa jo vuodesta 2020, monet julkishallinnon organisaatiot eivät vielä ole onnistuneet saavuttamaan täyttä hyötyä sen edellyttämistä kehittämistoimenpiteistä. Tiedonhallintalaki edellyttää julkishallinnon organisaatioita määrämuotoistamaan tiedonhallintaa tiedon sujuvan hyödyntämisen mahdollistamiseksi. Laki velvoittaa toiminnan kannalta keskeisen tiedon ja sen käsittelyyn liittyvien ihmisten, prosessien ja järjestelmien kuvaamista, minkä pitäisi auttaa nostamaan tiedonhallinnan ja käsittelyn kypsyystasoa organisaatiossa.
Oikein tehty tiedonhallintamalli muodostaa hyvän pohjan tiedonhallintalain noudattamiselle. Se myös oikeasti tuottaa hyötyä organisaatiolle. Mallin avulla organisaatio saa ymmärryksen siitä, mistä osista tietojen käsittely-ympäristö koostuu ja mitkä ovat sen merkittävimmät kehittämisen kohteet. Ilman systemaattisesti rakennettua ja johdettua tiedonhallintamallia lain hengen noudattaminen on vaikeaa. Kokonaisarkkitehtuuri tuo systematiikan tiedonhallintamallin kehittämiseen.
Tiedonhallintamallin kehittäminen ja hyödyt
Koska tiedonhallintalain noudattaminen vaatii onnistuakseen tiedonhallintamallia, on syytä pohtia, miten siitä saadaan mahdollisimman paljon hyötyjä organisaatiolle ja sen asiakkaille.
Kun lähdemme kehittämään tiedonhallintamallia, tulee meillä olla tiedossa, mitkä ovat vaatimukset mallille ja mitä meidän pitää käytännössä tehdä. Systemaattinen lähestymistapa tekemiseen ja mallin jalkauttamiseen auttaa saavuttamaan siitä parhaat hyödyt. Keskeisiä edellytyksiä onnistumiselle ovat myös vahva omistajuus sekä ketterä iteratiivinen toteutustapa.
Tiedonhallintamallin avulla organisaatio pystyy tunnistamaan tiedonhallinnan merkittävät kipupisteet sekä kehittämään toimintaansa ja palveluitansa. Sen avulla on mahdollista varmistaa tietojenkäsittelyn lainmukaisuus sekä parantaa tiedon laatua. Malli tukee myös kustannustehokkuuden parantamista sekä toiminnan kehittämistä. Ennen kaikkea tiedonhallintamalli tukee parempien asiakaslähtöisten palveluiden ja asiakaskokemuksen kehittämistä.
Mitä paremmin ymmärrämme, missä prosesseissa tietoa käsitellään ja missä IT-järjestelmissä tai tietovarannoissa tieto sijaitsee, sitä paremmin pystymme hyödyntämään sitä ja sitä paremmin pääsemme liikkeelle tietohallintamallin rakentamisessa. Lisäksi meidän pitää ymmärtää, mikä tieto on organisaation kannalta keskeistä, millä tavalla voimme hyödyntää paremmin jo olemassa olevaa tietoa, mitkä ovat organisaation tämän hetken haasteet ja millä tavalla voimme kehittää asioita eteenpäin.
Sisäiset ja ulkoiset vaatimukset
Tiedonhallintamallia kehitettäessä on keskeistä tunnistaa sisäiset ja ulkoiset vaatimukset tekemiselle. Ulkoiset vaatimukset muodostuvat lainsäädännön, kuten tietosuoja- tai tiedonhallintalain, pohjalta. Esimerkkejä sisäisistä vaatimuksista ovat tavoite rakentaa jaettuun ydintietoon pohjautuva asiakasdatan hallinnan malli tai tavoite rakentaa asiakaslähtöisiä palveluita. Tavoitteena voi olla myös asiakasdatan järkevämpi ymmärtäminen asiakaskokemuksen parantamiseksi tai tuotetiedon hyödyntäminen logistiikan prosessien automatisoimiseksi. Sisäisten vaatimusten tavoitteena on usein asiakashyödyn tai tehokkuuden kasvattaminen.
Kokonaisarkkitehtuuri apuna
Mainiona pohjana tiedonhallintamallin toteuttamiselle toimii kokonaisarkkitehtuurin luoma systemaattinen lähestymistapa. Jos emme tunne nykytilan kipupisteitä tai kokonaisuuden osia, on hyvin hankala lähteä kehittämään sitä ja saada kehittämisestä täysimääräistä hyötyä.
Panostettuamme tiedonhallintamallin tekoon pääsemme nauttimaan sen tarjoamista hyödyistä. Parantamalla tiedon laatua pystymme kehittämään sekä organisaation toimintaa että parempia palveluita asiakkaillemme. Lopputuloksena toimivampi organisaatio ja tyytyväisemmät asiakkaat. Ei hullumpaa!
Sinua voisi kiinnostaa
- Tiedonhallintamalli ja kokonaisarkkitehtuuri käytännönläheisesti
- Tietoarkkitehtuuri ja tiedonhallintamalli
Sakari Olli
Sakari toimii Enterprise arkkitehtina OP Ryhmässä. Hän vastaa vähittäispankin kokonaisarkkitehtuurista ja hänellä on yli 20 vuoden kokemus erilaisista rooleista kokonaisarkkitehtuurin ja ICT-kehittämisen alueilla. Sakari toimii Tieturin yhteistyökumppanina kokonaisarkkitehtuurin, sovellusarkkitehtuurin ja integraatioteknologioiden alueilla.