Kesälomalle kevyin mielin? Näillä M365-vinkeillä se onnistuu
Kalenteri täynnä, sähköposti piippaa ja loma kolkuttelee jo ovella? Stressitön siirtyminen lomamoodiin ei ole utopiaa – se vaatii vain hieman ennakointia ja oikeat työkalut.
Tieturin maksuttomassa webinaarissa asiantuntija Sari Soinoja (Sitra) jakoi käytännönläheiset vinkit ja Microsoft 365 -ympäristön työkalut, joilla arjen hallinta onnistuu ja lomalle laskeutuminen sujuu ilman paniikkia.
Tässä blogissa kokosimme yhteen Sarin keskeiset vinkit ja käytännön neuvot lomalle valmistautumiseen – aina tehtävälistojen hallinnasta Copilotin hyödyntämiseen.
Aloita valmistautuminen ajoissa – jo tänään
Ensimmäinen vinkki on yksinkertainen: älä jätä valmisteluja viime tippaan. Mitä aikaisemmin alat jäsentää tekemättömiä tehtäviä ja vastuita, sitä helpompi on irrottautua työmoodista loman alkaessa – ja päästä oikeasti palautumaan.
Rakenna tehtävälista fiksusti
Microsoft To Do, Outlookin tehtävät tai Teams Planner – valitse työkalusi ja laadi realistinen lista:
- Mitä on ehdittävä ennen lomaa?
- Mitä voi aikatauluttaa loman jälkeiselle ajalle?
- Mitkä asiat on delegoitava?
Priorisoi, aikatauluta ja käytä esimerkiksi To Don ”My Day” -näkymää keskittyäksesi päivittäin olennaiseen. Tärkeät tehtävät voi tähdittää, lisätä kuvauksia ja osatehtäviä – muisti toimii paremmin, kun tiedot ovat selkeästi kirjattu.
Laadi lomatestamentti
Jos teet töitä tiimissä tai sinulla on tuuraaja, kirjallinen handover on lomarauhasi paras ystävä. Tähän voit hyödyntää:
- Loopia: jaa tehtävät ja vastuuhenkilöt selkeästi.
- OneNotea tai Teams-kanavia: dokumentoi ohjeet ja tilannekatsaukset helposti saavutettavaan paikkaan.
- Copilotia: pyydä tekoälyltä apua selkeyttämiseen tai täydentämiseen.
Poissaoloviestit ja notifikaatiot kuntoon
- Aseta Out of Office -viestit Outlookissa ja Teamsissa.
- Muista tehdä se jokaiseen Teams-ympäristöösi, jos olet mukana usean organisaation tiimeissä.
- Mykistä Teams-notifikaatiot mobiilissa koko loman ajaksi – näin aivosi eivät jää työtilaan.
Copilot apunasi ennen ja jälkeen loman
Microsoft 365 Copilot voi olla korvaamaton apuri niin lomalle valmistautuessa kuin töihin palatessa – kunhan sillä on pääsy oikeaan tietoon. Tekoäly voi tukea arkeasi aidosti vain silloin, kun tarvittava sisältö on saatavilla. Copilot pääsee nimittäin käsiksi vain sellaisiin tietoihin, joihin sinullakin on pääsy. Siksi on tärkeää varmistaa, että tehtävälistat, muistilaput ja kokouskutsut ovat tallessa esimerkiksi Teamsissa, Loopissa tai OneNotessa.
Lisäksi kokouskutsuja ei kannata hylätä, vaikka ei olisi osallistumassa – sen sijaan kannattaa vastata kutsuun ”Follow”-toiminnolla. Näin kokous jää näkyviin omaan kalenteriin, ja Copilot voi myöhemmin tarkastella sen transkriptiä ja tuottaa siitä yhteenvedon.
On myös hyvä sopia tiimin kesken etukäteen, missä yhteiset tehtävät ja dokumentit jaetaan – esimerkiksi Loopissa, OneNotessa tai Teams-kanavalla. Kun kaikilla on pääsy samaan tietoon, myös Copilot pystyy tukemaan tiimin toimintaa tehokkaammin.
Ennen lomaa:
- Pyydä Copilotilta kooste kesken olevista tehtävistä:
“Mitkä tehtävät minun tulee hoitaa ennen lomaa?” - Laadi yhdessä Copilotin kanssa selkeä tehtävälista tai lomatestamentin runko.
- Pyydä arvio: “Ovatko nämä ohjeet selkeitä tiimiläisilleni?”
Loman jälkeen:
- Kysy Copilotilta yhteenveto:
“Mitä projektissa XYZ tapahtui poissa ollessani?” - Pyydä Copilotia priorisoimaan viestit:
“Mitkä viestit heinäkuulta vaativat toimenpiteitä?” - Tarkista tehtävätilanne:
“Mitkä Planner- tai Loop-tehtävät ovat edelleen kesken?”
Arki haltuun – ennen lomaa ja sen jälkeen
Tee paluu arkeen lempeästi, ja lähde lomalle hyvillä mielin. Tieturi auttaa sinua onnistumaan digiarjessa – myös ennen ja jälkeen kesäloman.
Haluatko syventää osaamistasi? Tutustu Microsoft 365 -koulutuksiimme:
- Microsoft 365 Copilot peruskäyttäjälle
- Microsoft 365 Copilot tehokäyttäjälle – syventävä kurssi
- SharePoint intranet-alustana
- Microsoft OneNote- digitaalinen muistikirja
- Teams-kokousten fasilitointi
- Outlookin tehostettu käyttö
