Oma ajanhallinta ja kuinkas sitten kävikään…
Tik-tok tik-tok, kello käy ja tulee pian jo viisi.
Töistäkin pitäisi jo lähteä omiin arjen askareisiin ja tuhat hommaakin olisi vielä tekemättä tältä päivältä. Miten ihmeessä tästä nyt voi mihinkään vielä lähteä?
Illalla et ehdi mitään, kun ensin on hoidettu oman arjen haasteet ja sitten kaatuukin jo sänkyyn ja tik-tok tik-tok kello käy ja tulee jo pian yksitoista ja olisi hyvä vähän nukkuakin, että jaksaa taas huomisen päivän. Uni vaan ei tule, tekemättömät työt pyörii mielessä ja teet itsellesi suunnitelmaa huomiselle. Mietit, mistä aloitat aamulla ja teet jälleen kerran lupauksen itsellesi, että nyt varmasti pidän sähköpostin kiinni lounaaseen asti. Ja kuinkas sitten kävikään…
Silmät ristissä aamulla raahaudut työpaikalle ja sama samba jatkuu kuin edellisinä päivinä. Hyvä, että ehdit saada takkia pois päältä kun joku jo on kaivannut sinua ja on niin mahdottoman tärkeä asiakas hänellä nyt tässä ja hänelle pitäisi ihan äkkiä nyt saada tämä homma valmiiksi. Eikä tämä nyt niin kauaa vie, sehän menee ihan siinä samalla muiden hommien ohella. Multitasking! What a great idea! Mutta ei sitten olekaan…
Multitaskaaja on aikaansaava – vai onko sittenkään
Multitaskingin, eli usean asian hoitaminen samanaikaisesti, on todettu vähentävän työn tehokkuutta huomattavasti. Stanfordin tutkijat ovat tämän tutkineet jo reilu vuosi sitten ja todenneet, että useasti multitaskaajat suoriutuivat tehtävistään huonommin, heillä oli vaikeuksia järjestää ajatuksiaan ja suodattaa tietoa, joka ei ole tärkeää. Vaihtaminen toiseen tehtävään oli myös vaikeampaa ja hitaampaa.
Multitasking vähentää tuottavuutta ja suoriutumista, sillä aivot voivat keskittyä vain yhteen asiaan kerrallaan. Kun yritämme tehdä kahta asiaa tai useampaakin tehtävää samanaikaisesti, aivojemme kapasiteetti ei riitä suoriutumaan molemmista tehtävistä onnistuneesti.
Toinen merkittävä aikasyöppö työssä on työn keskeytyminen, joko kollegoista tai ta-daa, itsestäsi johtuen. Tuntunee tutulta, että kun olet juuri päässyt flow-tilaan, työ sujuu kuin tanssi ja etenet hyvää tahtia ja ajatus virtaa (kaikki mahdolliset viestintävälineet on oikeaoppisesti suljettu, ettei vaan mikään häiritse sinua), niin joku koputtaa olallesi ja pyytelee anteeksi, että häiritsee mutta tässä olisi vaan yksi tämmöinen pikainen kysymys.
Tai sama tilanne kun yhtäkkiä jostain syövereistä pulpahtaa tajuntaan, että ”Nonni! Se kesälomavaraus piti tehdäkin tänään, kun saa vielä edullisempaan hintaan.” Ja mistä tuokin ajatus nyt tähän tuli? Ja siinähän se kolkuttelee siellä takaraivossa, kunnes olet avannut netin ihmeellisen maailman ja tehnyt varauksen. Ja näin on hyvä flow keskeytetty ja tuli taas harrastettua sitä multitaskingiakin, vaikkakin hyvin lievästi tässä kohtaa. Koska tietenkin samalla kun odottelit, että matkasivusto latautuu ja löytää etsimäsi kohteen, yrität palata edelliseen tehtävääsi, siinä sen kummemmin kuitenkaan edistymättä.
Keskittyminen kunniaan
Miten näistä selvitään? Miten pystyn olemaan tekemättä useaa asiaa samanaikaisesti tai tekemään keskeytymätöntä työtä? Suuria kysymyksiä, joihin ei varmasti ole yhtä vastausta. Jokainen meistä on oma persoonansa ja eri ratkaisut sopivat eri ihmisille. Itse olen saanut helpotusta muutamasta eri ajanhallinta tavasta:
- teen yhden asian kerrallaan valmiiksi
- pidän kerran viikossa etäpäivän, jolloin työn keskeytyminen on vähäisempää
- olen opetellut käyttämään sähköisiä viestintävälineitä, mm. Microsoft Teamsin ”Do not disturb” toimintoa, joka estää viestien lähettämisen minulle ja käytän Outlookin uutta Focus time -toimintoa (Outlook varaa muutaman tunnin viikossa kalenteriaikaa, jolloin voin keskittyä rauhassa)
Alla olevalta videolta saat vinkin, kuinka aktivoit Do not disturbed toiminnon
Hyvä ajanhallinta
Ajanhallinnasta on puhuttu ja sen tärkeys on tiedostettu työpaikoilla jo jonkin aikaa, mutta silti tämä sama trendi tuntuu vaan jatkuvan. Henkilökohtaisesti työuupumuksen koettuani ja todettuani, ettei multitasking johda mihinkään kunnolliseen, olen tullut siihen tulokseen, ettei auta kuin ottaa itseään niskasta kiinni ja muistaa nämä kultaiset säännöt, jotka olen luonut itselleni:
- Yritän olla häiritsemättä/keskeyttämättä kollegaani, jos hän näyttää olevan keskittynyt työhönsä.
- En lähetä pikaviestiä kollegalleni, jos hänellä on punainen lamppu tai kieltomerkki viestintävälineessä päällä.
- Yritän keskittyä vain YHTEEN tehtävään kerrallaan, tai ainakin asettaa sille joku rajapyykki, mihin asti se tehdään tällä istumalla.
- Joka tehtävän jälkeen pidän pienen paussin ennen kuin ryhdyn seuraavaan. Nousen hieman seisomaan tai jaloittelemaan, juon vettä tai haen kahvia.
- Kaikista vaikein: yritän keskittyä menossa olevaan tehtävään ja olla ajattelematta muita asioita. Jos ne pompsahtavat mieleen, lupaan itselleni hoitaa sen heti tämän jälkeen.
Tsemppiä omaan ajanhallintaan!
Tutustu myös Projektipäällikön keskeiset taidot -koulutukseen.
Kati Rissanen
Sisällöntuotannon asiantuntija
Kirjoittaja Kati arvostaa yhdenvertaisuutta niin digitaalisessa ympäristössä kuin muutenkin kaikkialla.
