Projektinhallinta

Hybridi-projektimalli – ketteryydellä läpinäkyvyyttä, itseohjautuvuutta ja monistettavuutta vesiputousmallin sisään

Mirva Härmä

Hybridi-projektimalli on nimensä mukaisesti kahden eri projektimallin yhdistelmä. Mallissa yhdistetään perinteinen vesiputousmalli ja ketterät menetelmät. Hybridimalli on hyvä vaihtoehto silloin, kun organisaation muutos ketteryyteen on vielä alussa ja projektin hallinto on vesiputousmallin mukaista.

Hallinnollinen osuus vesiputousmallilla, ketteryys projektitiimeissä

Vesiputousmallissa projekti etenee päätöspisteestä toiseen. Ideointivaihetta seuraa valmisteluvaihe, valmisteluvaiheesta siirrytään toteutusvaiheeseen ja lopuksi käyttöönottovaiheen jälkeen tehdään päätös projektin päättämisestä. Jokaisen vaiheen lopuksi on päätöspiste, jossa saadaan hyväksyntä seuraavaan vaiheeseen siirtymisestä. Hyväksyntä on edellytys sille, että seuraavassa vaiheessa projektissa tarvittavat rahat ja resurssit varmistuvat.

Hallinnollisen osuuden ollessa perinteinen myös raportointi ohjausryhmälle kulkee perinteisen projektimallin mukaisesti. Hallinnollisten vaiheiden sisällä projektitiimeissä tehtävä työ taas etenee ketterien periaatteiden ja menetelmien mukaisesti. Tekeminen ei toki ole täysin ketterää, koska kiintopisteet hallinnolliselta tasolta määrittävät tekemistä.

Ketteryyden periaatteiden mukaisesti mitään tekemistä ei rajoiteta ajan tai budjetin suhteen. Hybridissä mallissa on kuitenkin pakko edetä sovitussa aikataulussa päätöspisteestä toiseen ja samalla tehtävä niitä asioita, joita seuraavaan päätöspisteeseen tarvitaan.

Projektitiimin työ itseohjautuvaksi ja läpinäkyväksi

Kun projektitiimin päivittäinen työ tehdään ketterien periaatteiden mukaisesti, pakottaa se projektitiimin toimimaan itseohjautuvasti. Samalla päivittäinen työ muuttuu läpinäkyväksi. Vaikka projektin eteneminen raportoitaisiinkin vielä perinteisessä projektinhallinnan järjestelmässä, voidaan päivittäisen työn hallintaan ottaa käyttöön esimerkiksi Jira. Jiran avulla saadaan isossakin hankkeessa läpinäkyvyyttä aliprojektien etenemiseen. Erityisesti jos työtä on aiemmin johdettu ja raportoitu exceleiden avulla, helpottuu päivittäisen tekemisen seuraaminen Jiran avulla valtavasti.

Suunnitteluvaiheessa ketterien menetelmien käyttö tiimeissä varmistaa, että kaikille aliprojekteille tulee samantyyppisiä tehtäviä. Tehtävä voi olla esimerkiksi päätöspisteen pohjaksi tarvittavien materiaalien tuottaminen. Jiran kautta saadaan kaikille jaettua samat tehtävät ja sitä kautta monistettavuutta projektin johtoon.

Läpinäkyvyyden tarjoaminen projektin etenemiseen on yksi tärkeä syy siirtyä hybridimalliin. Ketterillä menetelmillä projektitiimin tekemistä voidaan helposti seurata huomattavasti tarkemmalla tasolla kuin perinteisillä projektinhallinnan työkaluilla.

Demotilaisuuksista apua muutoksen hallintaan

Ketterään tekemiseen kuuluvat myös demotilaisuudet, joissa projektin tuotoksia esitellään. Tämä mahdollistaa käsinkosketeltavan tuotoksen valmistumisen aikaisemmin kuin perinteisessä vesiputousmallissa.

Ketterien työtapojen tuominen projektitiimeihin edesauttaa myös organisaation muutoksen hallintaa. Demotilaisuuksien avulla muutosviestintä projektin sidosryhmille on helpompaa ja tehokkaampaa.

Uutta osaamista vaaditaan

Usein ketterien työtapojen käyttöönoton tuomista muutoksista projektitiimissä suurin on muutos ajattelutavassa. Tiimi ymmärtää aidosti, että viisaus tosiaan asuu projekti/kehitystiimissä itsessään. Asiat eivät tule sisällöllisesti annettuna, vaan tiimin tulee itse osata hakea tietoa. Kaikki lopputuotoksen valmistamiseen tarvittava viisaus on jo tiimin tekijöillä.

Ketteryyteen siirryttäessä myös tuoteomistajan, product ownerin, rooli korostuu. Tuoteomistajan on ennen kaikkea osattava priorisoida tiimien tekemää työtä tukevalla tavalla. Perinteiseen tekemiseen verrattuna sekä priorisoinnin osaaminen että ketterästi tekeminen vaativat uutta osaamista.

Uusien työtapojen osaamisen lisäksi tiimin käyttämät työkalut tulee rakentaa sellaisiksi, että ne aidosti tukevat ketterää tekemistä. Kun tämä ja taidot ovat molemmat hallussa, päästään nauttimaan ketterien työtapojen hyödyistä tiimitasolla.

Osaamista projektinhallintaan

Koulutusta ketteryyteen

Tietoa kirjoittajasta:
Mirva Härmä

Mirvalla on melkein 20- vuoden kokemus erilaista ICT ja liiketoiminnan kehitysprojektien ja -hankkeiden johtamisesta. Vuosien varrella hänelle on kertynyt kattava kokemus niin perinteisten vesiputousmallin kuin ketterienkin projektien johtamisesta.

Mirva uskoo, että projektien johtaminen vaatii taidon lisäksi myös tahtoa saada projektit vietyä maaliin.

Asiasanat: Ketteryys, projektijohtaminen, projektityö